Se você está planejando abrir consultório médico, ter uma checklist contábil bem estruturada é o passo que diferencia o negócio bem assentado de uma abertura com surpresas e retrabalho.
A seguir, apresentamos um guia completo para ajudar na jornada — desde o planejamento até o funcionamento regular — com foco no aspecto contábil e fiscal, permitindo que você inicie com segurança e profissionalismo.
Por que olhar a contabilidade desde o início?
Quando você decide abrir consultório médico, passa de apenas profissional de saúde para empreendedor. Isso demanda que todas as obrigações contábeis, fiscais e de gestão financeira sejam tratadas com seriedade.
Conforme levantamento do Conselho Federal de Medicina (CFM) em 2018, 59,9% dos médicos brasileiros trabalham em consultório, ambulatório ou clínica privada.
Portanto, preparar a contabilidade antes da inauguração evita riscos, multas e ainda permite planejar crescimento e lucratividade com mais clareza.
1. Planejamento inicial e definição de modelo
Antes de iniciar a parte contábil, responda às seguintes questões:
- Qual será o público-alvo (valor das consultas, convênios ou particular)?
- Qual especialidade ou escopo (consultas simples, procedimentos, exames)?
- Qual a localização e estrutura física (sala, recepção, etc.)?
- Qual a previsão de faturamento e custo fixo (aluguel, colaboradores, equipamentos)?
- Qual regime tributário e qual forma jurídica escolher?
1.1. Contrato social e pessoa jurídica
Para abrir consultório médico, atuar como pessoa jurídica é altamente recomendável porque permite separar despesas pessoais das da empresa e escolher o regime tributário que melhor se adapta.
Escolha da forma jurídica (ex: sociedade limitada, empresa individual) deve ser feita com o apoio contábil.
1.2. Regime tributário
Avalie qual regime tributário faz mais sentido: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.
Como regra: consultórios de menor porte tendem ao Simples Nacional; conforme faturamento cresce ou há grandes procedimentos, Lucro Presumido ou Real podem se aplicar.
Essa escolha repercute diretamente no planejamento contábil, folha, impostos, retenções e obrigação de prestação de contas.
1.3. Classificação CNAE e fiscal
No momento de abertura, defina o código do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) para atividade — a CNAE — conforme o perfil do consultório: por exemplo, 8630-5/03 (“Atividade médica ambulatorial restrita às consultas”) entre outros.
Essa definição afeta as alíquotas de impostos, obrigações acessórias e até as licenças a solicitar.
2. Documentação e obrigações para abertura
Para que seu plano de abrir consultório médico siga de forma regular, há uma série de documentos e licenças a providenciar.
A contabilidade deve acompanhar cada passo.
| Item | Descrição | Implicação contábil/fiscal |
| CNPJ e contrato social | Registro da empresa na Receita Federal | Separação de contas pessoa/empresa, abertura de conta PJ |
| Alvará de funcionamento municipal | Licença para operar no imóvel | Necessária para emissão de notas fiscais e recebimentos |
| Licença sanitária / ANVISA | Autorização sanitária conforme atividade | Permite operar e influencia regime de resíduos etc. |
| Certificado do Corpo de Bombeiros | Vistoria de segurança | Documentação para regularização, impacto em seguro e custos |
| Registro no CRM e CNES | Registro profissional + Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde | Permite usar convênios, emitir guias, colocar nome na clínica |
| Contratos de aluguel ou compra do imóvel | Forma de aquisição ou locação do espaço | Impacto em custo fixo, amortização ou aluguel como despesa |
| Contratação de contabilidade / contator especializado | Alinhamento fiscal-contábil para área da saúde | Evita erros, penalidades e assegura obediência às regras |
Fontes especializadas listam essas exigências como base para empreender em saúde.
Como especialista em contabilidade para saúde, participar desse processo desde o início é diferencial.
3. Sistema de Contas e Fluxo Financeiro
Depois da abertura formal, montar um sistema contábil e financeiro é o que define o sucesso da operação.
3.1. Plano de contas
Crie um plano de contas adaptado ao consultório:
- Receitas: consultas particulares, convênios, exames, procedimentos
- Custos variáveis: material médico, medicamentos, insumos, comissão
- Custos fixos: aluguel, água/luz, aluguel de equipamentos, folha, contabilidade
- Investimentos: mobiliário, equipamentos, softwares
- Impostos e taxas: ISS, INSS, Simples ou outras retenções
3.2. Fluxo de caixa e demonstrações contábeis
Tenha desde o primeiro mês:
- Projeção de receitas e despesas para 12 meses
- Controle efetivo de entradas e saídas
- Taxa mínima de lucratividade definida para o consultório crescer
- Emite mensalmente balancete para acompanhar se está conforme o planejado
3.3. Encargos trabalhistas e folha de pagamento
Se houver equipe (recepcionista, enfermeiro, auxiliar), é preciso contabilizar:
- Salário, encargos sociais (INSS, FGTS)
- Benefícios (vale transporte, alimentação)
- Obrigações acessórias (SEFIP, CAGED, e-Social)
A contabilidade no setor de saúde deve estar apta a lidar com essas especificidades.
4. Obrigações fiscais e tributos
Para que seu plano de abrir consultório médico siga dentro da legalidade, fique atento aos principais tributos e obrigações fiscais.
4.1. ISS (Imposto sobre Serviços)
Consultórios médicos são prestadores de serviços: haverá incidência de ISS conforme município.
Verifique a alíquota local, base de cálculo e exigências para emissão de nota fiscal de serviço.
4.2. IRPJ, CSLL, PIS/COFINS ou Simples Nacional
Dependendo do regime tributário escolhido:
- Simples Nacional: alíquota simplificada, menos obrigações acessórias
- Lucro Presumido: base de cálculo determinada, tributação mais complexa
- Lucro Real: obrigatório para faturamentos maiores ou procedimento específico
Escolha mal feita impacta custos tributários e margem do consultório.
4.3. Retenções e obrigações acessórias
- Emissão de nota fiscal de serviço (se aplicável)
- Escrituração contábil ou, no Simples, menos exigências, mas atenção à folha e guias
- Declarações: DCTFWeb, DEFIS, Escrituração Fiscal Digital (dependendo)
A contabilidade especializada representa grande vantagem na área da saúde.
5. Gestão contábil mensal e relatórios
Após a abertura e operação inicial, o acompanhamento mensal é o que garante que o consultório evolua de forma saudável.
5.1. Relatórios principais
- Balancete mensal
- Demonstrativo de Resultados (DRE) específico para consultório
- Indicadores: margem de contribuição, taxa de ocupação, valor por atendimento
- Comparativos: orçado vs. realizado
5.2. Separação de faturamento por tipo de atendimento
Importante diferenciar receitas: consultas particulares, convênios, pacotes de serviços — para entender quais linhas são mais rentáveis e onde ajustar.
5.3. Revisão de custos e investimentos
Ao operar, revise semestral- ou anualmente:
- Gastos com aluguel/localização — condiz com o volume de atendimentos?
- Equipamentos — amortização, manutenção, substituição
- Software de gestão, prontuário eletrônico, marketing — são necessários e compensam?
5.4. Retirada mensal e remuneração do sócio
Se você atua como sócio ou titular, defina uma retirada mensal mínima que seja sustentável. A contabilidade ajuda a projetar quais valores são factíveis sem comprometer o capital de giro.
6. Checklist rápido — Etapas para marcar ✅
Use este checklist para garantir que a jornada de abrir consultório médico cubra os aspectos contábeis essenciais.
| Etapa | Status |
| Definição de público, especialidade e modelo de negócio | □ |
| Abertura de pessoa jurídica e CNPJ | □ |
| Escolha de regime tributário | □ |
| Definição da CNAE correta | □ |
| Emissão de alvará, licença sanitária, registro no CRM/CNES | □ |
| Contratação de contabilidade especializada em saúde | □ |
| Elaboração de plano de contas + fluxo de caixa projetado | □ |
| Implementação de sistema de gestão financeira | □ |
| Acompanhamento mensal de relatórios (balancete, DRE) | □ |
| Revisão semestral de custos/investimentos e retirada do sócio | □ |
7. Por que contar com uma contabilidade especializada
Quando se trata de abrir consultório médico, trabalhar com um escritório contábil experiente no setor de saúde faz diferença real:
- Conhecimento específico sobre CNAE, licenças e obrigações sanitárias
- Experiência com regimes tributários para consultórios
- Auxílio no fluxo de caixa, planejamento de retirada, investimento
- Otimização para que você dedique mais tempo à prática clínica e menos à burocracia
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8. Próximos passos
- Marque uma reunião com seu contador e apresente esse checklist.
- Estabeleça prazos para cada etapa de abertura.
- Determine metas financeiras para os 12 primeiros meses.
- Organize a documentação o quanto antes para evitar atrasos ou penalidades.
- Após a abertura, monitore mensalmente os relatórios e ajuste onde for necessário.
Com esse guia contábil, você estará mais preparado para abrir consultório médico com segurança, conformidade e foco na qualidade de atendimento. A contabilidade deixa de ser um custo e passa a ser um aliado estratégico para seu sucesso.