Toda empresa está sujeita à fiscalização tributária, independentemente do porte ou setor de atuação. Trata-se de um procedimento comum realizado pelos órgãos fazendários para verificar se a organização está cumprindo corretamente suas obrigações fiscais.
Apesar de ser uma prática rotineira da administração pública, a fiscalização tributária pode gerar grande impacto quando a empresa não está preparada. Multas, autuações e até processos judiciais podem surgir a partir de inconformidades detectadas durante a apuração fiscal.
Por isso, estar pronto para esse momento é fundamental. Neste artigo, você vai entender como preparar sua empresa, quais documentos são necessários, quais comportamentos evitar e como minimizar riscos.
O que é uma fiscalização tributária?
A fiscalização tributária é o procedimento realizado pelos órgãos arrecadadores — como Receita Federal, secretarias estaduais ou municipais — para verificar o cumprimento das obrigações tributárias de uma empresa.
Durante esse processo, o fiscal pode solicitar livros contábeis, notas fiscais, comprovantes de pagamento de tributos, relatórios e registros eletrônicos.
Ela pode ocorrer de forma:
- Presencial, com visita de fiscais à sede da empresa;
- Eletrônica, com análise remota de informações transmitidas por meio do SPED e outras plataformas.
Por que a fiscalização tributária acontece?
Existem vários motivos que podem levar o fisco a iniciar uma fiscalização tributária, como:
- Divergências entre declarações fiscais;
- Denúncias de irregularidades;
- Sorteios aleatórios;
- Operações especiais do governo;
- Indícios de evasão fiscal.
Mesmo sem qualquer erro aparente, a empresa pode ser escolhida aleatoriamente para uma auditoria, o que reforça a importância da preparação contínua.
Como preparar sua empresa para uma fiscalização tributária
A preparação para a fiscalização tributária começa muito antes da chegada do fiscal. É uma postura preventiva que envolve organização, controle e suporte contábil adequado.
Veja abaixo as principais medidas:
1. Mantenha a escrituração contábil e fiscal em dia
Garanta que todas as obrigações acessórias e principais estejam entregues corretamente e dentro dos prazos legais. Isso inclui:
- SPED Fiscal e Contábil;
- EFD-Contribuições;
- DCTF;
- ECF;
- DIRF;
- Escrituração dos livros obrigatórios.
2. Organize os documentos fiscais
Tenha um bom sistema de gestão para armazenar e localizar facilmente notas fiscais, comprovantes de pagamento de tributos, contratos e recibos.
A ausência de documentação pode gerar presunções fiscais desfavoráveis.
3. Revise periodicamente o enquadramento tributário
Verifique se o regime de tributação adotado (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) continua sendo o mais adequado para a realidade da empresa.
Erros no enquadramento geram riscos de cobrança retroativa e penalidades.
4. Realize auditorias internas e diagnósticos fiscais
Revisões periódicas permitem identificar falhas antes que o fisco o faça. Além disso, evidenciam a boa-fé da empresa em manter a conformidade tributária.
5. Mantenha relatórios financeiros acessíveis e atualizados
Ter relatórios gerenciais, balancetes, DRE e demonstrativos atualizados facilita o atendimento às demandas da fiscalização tributária e transmite maior segurança.
6. Invista em um suporte contábil especializado
Contar com uma equipe de contabilidade consultiva que compreenda o funcionamento da sua empresa faz toda a diferença. Ela será o elo direto com o fiscal e poderá responder com precisão às solicitações.
O que pode ser solicitado durante uma fiscalização tributária?
Confira na tabela abaixo os principais documentos e informações que costumam ser exigidos:
| Tipo de Documento | Exemplo |
| Livros contábeis | Diário, Razão, LALUR |
| Comprovantes fiscais | Notas fiscais, recibos, boletos |
| Guias de recolhimento | DAS, DARF, GPS, GNRE |
| Declarações acessórias | DCTF, EFD, ECD, ECF, DIRF, GIA |
| Contratos e escrituras | Contratos sociais, alterações, registros públicos |
| Comprovantes bancários | Extratos, TEDs, boletos pagos |
| Planilhas e relatórios internos | Fluxo de caixa, controle de estoque, folha de pagamento |
A exigência pode variar conforme o regime tributário, setor e período analisado.
Quais são os principais erros que geram autuações?
Muitos problemas na fiscalização tributária surgem de falhas comuns e evitáveis. Veja os mais frequentes:
- Divergência entre notas fiscais e declarações;
- Escrituração incorreta de despesas ou receitas;
- Falta de retenções de tributos na fonte;
- Inadequado enquadramento tributário;
- Ausência de documentação comprobatória;
- Erros no cálculo de tributos devidos.
Evitar esses pontos passa por uma rotina de controle rigorosa e pela atuação de uma contabilidade proativa.
Comportamentos recomendados durante uma fiscalização tributária
Quando a fiscalização tributária se inicia, a postura da empresa faz diferença. Veja algumas práticas que contribuem para um processo mais tranquilo:
- Receba os fiscais com cordialidade e profissionalismo;
- Tenha um responsável técnico para acompanhar as interações;
- Organize os documentos com antecedência e facilite o acesso às informações;
- Evite fornecer dados desnecessários ou sem solicitação;
- Solicite prazo quando necessário para reunir documentos com qualidade.
Manter a transparência e cooperar com o processo demonstra a boa-fé da empresa e pode ser positivo na avaliação do fiscal.
Dicas para reduzir riscos antes da fiscalização
Adotar uma postura preventiva é a melhor maneira de enfrentar uma fiscalização tributária sem surpresas. Veja algumas práticas importantes:
- Faça reconciliações contábeis e fiscais mensalmente;
- Atualize o cadastro de produtos e serviços com NCM e CST corretos;
- Automatize processos para evitar falhas manuais;
- Treine equipes administrativas e financeiras sobre documentos fiscais;
- Faça o controle de retenções e obrigações acessórias com ferramentas especializadas.
Como a Numerum pode ajudar sua empresa
A fiscalização tributária pode ser menos desgastante e mais eficiente quando a empresa conta com o suporte certo. A Numerum Contabilidade oferece:
- Gestão contábil com foco em compliance;
- Diagnósticos fiscais preventivos;
- Revisões tributárias periódicas;
- Atendimento consultivo e proativo com especialistas.
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